Av Kjell Tjensvoll, Helsebiblioteket
Forum for diskusjoner om innkjøpssamarbeid og innkjøp i stor skala
SMH valgte å støtte min reise til Jacksonville, Florida for å delta på konferanse med The International Coalition of Library Consortia (ICOLC) i april. ICOLC er en arena der bibliotek-konsortier fra hele verden møtes og deler erfaringer og diskuterer saker av felles interesse.
For Helsebiblioteket er ICOLC-deltakelse viktig fordi erfaringsutvekslingen med andre konsortier bidrar til å styrke oss i de nasjonale forhandlingene. Vi setter derfor stor pris på støtten fra SMH.
Store norske leksikon definerer konsortium (https://snl.no/konsortium) på denne måten:
«Konsortium, sammenslutning, ofte midlertidig, med økonomisk formål, som å gjennomføre en bestemt forretningstransaksjon eller oppnå bedre betingelser fra en leverandør.»
I det daglige er ICOLC tilgjengelig som en lukket epostliste, der man kan sende spørsmål, kunngjøringer eller andre henvendelser til kolleger over hele verden. I tillegg møtes ICOLC normalt to ganger i året. På våren arrangeres møtet i Nord-Amerika og på høsten i Europa. Forslag om å arrangere et årlig møte også i Asia blir mer og mer aktuelt etter som deltakelsen derfra har økt de siste årene.
Møtene i ICOLC er uformelle og har i utgangspunktet bare én regel. Når møtet åpnes blir alle deltakere oppfordret til å la være å Twitre, blogge eller publisere informasjon fra møtene. Grunnen til dette er ganske enkelt at man ønsker å ha frihet til å dele erfaringer åpent uten å risikere å lese om det i sosiale medier eller andre steder etterpå. Et eksempel kan være at vi deler erfaringer fra forhandlingsprosesser med forlagene. Slike forhandlinger er i utgangspunktet konfidensielle og det ville vært umulig å dele slike erfaringer i et helt åpent forum. Typisk kan et tema for diskusjon være at et forlag har presentert en ny forretningsmodell. Da kan vi ha en diskusjon rundt hva man synes om den nye modellen og eventuelt erfaringer fra forhandlinger basert på den nye modellen.
Program
Programmet inneholder som regel en del faste poster:
– The Battlefield
Battlefield er en henvisning til den pågående «kampen» (forhandlingene) mellom bibliotekene og forlagene. Hvert år gjennomføres det en spørreundersøkelse som henter inn data om forhold fra hvert enkelt konsortium. Resultatet presenteres for forsamlingen og følges av en diskusjon som ofte handler om forhandlinger med de enkelte forlagene.
– Vendor Grille
Grilling av forlag og forhandlere er en lang tradisjon i ICOLC. Vanligvis inviteres et forlag eller forhandler som mange har problemer med. De får 30 til 40 minutter og en klar bestilling om å snakke om nettopp det som oppfattes som vanskelig. Etterpå er det satt av 20 til 30 minutter til spørsmål og svar. Dersom de har gjort en god jobb under sin presentasjon, blir det som regel «lavere temperatur» i spørsmålsrunden.
– General Business Meeting
Denne seksjonen er alltid siste post på programmet og inneholder blant annet informasjon om hvor neste konferanse skal være. I noen tilfeller kan det komme opp saker hvor man for eksempel ønsker å lage arbeidsgrupper for bestemte tema. Et eksempel er en arbeidsgruppe som jobber med å foreslå løsninger for bruksstatistikk for konsortier. Et annet eksempel er en arbeidsgruppe som ble etablert for å sende et åpent brev til forlagene om prisøkninger under finanskrisen i 2008.
Årets program var innholdsrikt med sesjoner som dekket en rekke temaer i tillegg til de faste postene:
– Consortial Experience with Open Educational Resources
– Open Access and Open Data
– Consortia Management
– New Products and Services Showcase
– Return on Investment (ROI) for Consortia and Libraries
– Consortial Tools
Noen av de mest interessante diskusjonene for meg var om Open Access, Consortia Management og i seksjonen om Consortial Tools. Det er mange Amerikanere som ser med begeistring på utviklingen innen Open Access i Europa, men det er også flere skeptikere i USA. For meg virker det som om spesielt private universiteter er skeptiske til å «gi fra seg hemmelighetene sine gratis».
Et interessant tema under Consortial Tools var en oppdatering om COUNTER Release 5 (http://www.projectcounter.org). COUNTER er en standard for bruksstatistikk – først og fremst for tidsskrifter. ICOLC er naturlig nok interessert i å få bedre støtte for konsortium-rapporter i COUNTER. Det vil si rapporter der konsortiet kan få oversikt over total bruk av ressurser som kjøpes inn gjennom sine avtaler.
Andre aktiviteter
Som mange av dere også vet har jeg ikke bakgrunn fra bibliotek eller publisering før jeg begynte i Helsebiblioteket. ICOLC er, og har uten tvil vært det beste stedet for meg å lære om faget. Det er også en samling av mennesker med svært nyttig informasjon om situasjonen i markedet vi handler i til enhver tid.
Derfor er aktivitetene i pauser og ellers utenfor programmet minst like viktige for meg som selve konferansen. De jeg møter er blant verdens fremste når det gjelder kunnskap om både det jeg gjør og om forlag og forhandlere generelt. Ofte har jeg hørt nytt om ting som oppkjøp, sammenslåinger, nye forretningsmodeller, ny ledelse og annen viktig informasjon om våre leverandører i samtaler med ICOLC-kolleger. Dette er informasjon som i flere sammenhenger har vært viktig bakgrunnsinformasjon for våre aktiviteter i markedet.
Den neste ICOLC-konferansen skal være i Praha i oktober. Open Access blir et stort tema også her. Nye konsortier vokser frem i Øst- og Sentral-Europa, og de vil presentere noe av det de ser som sine hovedutfordringer. Jeg kan ikke tenke meg et bedre forum for dem å be om innspill til hvordan de best kan organisere seg og om hvordan de bør forholde seg til forlag og forhandlere i et veldig tøft marked.
Stor takk igjen til SMH for støtten til denne turen! Ta gjerne direkte kontakt med meg dersom du har spørsmål om ICOLC.
Hilsen Kjell
